案内表示や広告には看板やポスターが使われてきましたが、これにはデメリットも多くありました。基本的に印刷物を掲示スペースに設置する事になりますが、作業に手間がかかるので時間的にも物理的にも差し替えができるタイミングが限られます。そのため頻繁に掲示物を差し替えるような事はできなかったので、時間帯や曜日によって掲示物を変更したい場合でも実現できません。特に巨大な広告などだと高所に巨大な看板を吊り上げるので、設置のコストが膨大にかかります。

そのため頻繁な差し替えがしにくい状況です。デジタルサイネージは液晶ディスプレイや有機ELディスプレイを使用して、データとして作成した掲示物をディスプレイ上に表示して掲示します。これによって従来の看板やポスターのデメリットが一気に解消されて、設置に関わる手間やコストが削減できて、必要に応じて頻繁に掲示物の差し替えが可能です。同じ広告でも曜日や時間帯で効果が高いものを掲示する事もできるので、高い効果を得る事ができます。

ディスプレイ上に表示させるデータはUSBのような記憶媒体をディスプレイ側に物理的に差し込むものもありますが、クラウド上でデータ管理を行って遠隔で設定できるものもあります。デジタルサイネージとクラウドシステムを連動させれば、現地には完全に人を向かわせずに掲示物の変更ができます。デジタルサイネージにはディスプレイが必要になるので初期費用こそかかりますが、長期に運用でコストを吸収できます。