業務において、資料を相手先へ迅速に送付したり、やり取りの証拠を残したりするための手段として重宝されてきたのがfaxである。インターネットの発展により電子メールによるやり取りが普及する一方で、faxは今なお一定の需要を保ち続けている。その理由として、手書きや署名入りの書面を送る必要性や、公的書類の原本性を担保したいという要望、事務処理の効率化などが挙げられる。特に行政や医療、建設、法律事務、物流などの業界では、個人情報や機密性の高い情報を含んだやり取りの場面でfaxが活用されている。faxを業務で利用する場合、自社で本体を設置して運用管理をすべて行う方法と、外部のfax業者を利用してサービスを受ける方法に大別される。
それぞれの方法には特徴とメリット・デメリットがあり、運用方針や日々の業務量、セキュリティ要件、コスト意識などに応じて最適な方法を選択する必要がある。自社設置型faxの場合、固定回線とfax機器（複合機や専用機）を用意し、送信・受信を自ら管理する。これにより書類の即時確認や印刷、必要に応じて加筆修正できるメリットがある。しかし、用紙代やトナー代、メンテナンスコスト、場所の確保、オペレーションの手間が発生する。また、受信時には用紙切れや紙詰まりのトラブルで書類が届かない事態が生じるリスクも避けられない。
加えて、利用可能な環境は設置した物理的な場に限定されるため、外出時やリモートワークには不向きである。こうした課題を背景に、fax業者のサービスが利用されるケースが増えている。fax業者のサービスは主に二つの仕組みが存在する。一つはクラウド型、もう一つはインターネットfaxとも呼ばれる方式である。クラウド型サービスは、業者が持つfaxサーバー経由で、送受信されたfaxを電子データ化し、依頼主のメールアドレスや管理画面を通じて配信する。
送信者は専用の番号に資料を送るだけでよく、受信した書類はすぐに画面上で閲覧や保存、印刷、共有が可能となる。インターネットfaxサービスも原理は同様で、電話回線を介さずインターネット経由でfax業者の設備へ送信されるため、どこにいても資料の確認や返信が行える。fax業者の活用にはいくつか優れた点が存在する。第一に、書類がデータで保存できるため、紛失や漏洩リスクを低減できる。第二に、オフィスや自宅以外の多様な場所からfax送受信が可能で、モバイル環境に合致したワークスタイルに適応しやすい。
さらに、伝送履歴や取得時刻の記録から、トラブル発生時の追跡・証跡としても活用しやすい。紙・トナー等の消耗品を管理する手間も削減され、システムの保守・運用に必要なコストと人手を抑制する効果も見込まれる。他方、fax業者を活用する場合にはいくつか確認すべきポイントがある。サービスの選択肢が増えているため、まずは複数の業者のサービス内容や提供コストを比較する姿勢が求められる。たとえば、受信枚数や送信枚数に応じた従量課金か、定額プラン制かといった料金体系の違い、導入時の契約手数料の有無、セキュリティ対策（通信の暗号化、ウイルススキャン等）、サポート体制、対応国や地域、データ保管期間、誤送信リスクへの備え、安全な廃棄処理の可否といった点を吟味して選定しなければならない。
また、fax業者によるサービスは、その提供範囲や柔軟さ、インターフェイスの使いやすさにも注目が必要である。一部の業者では、専用番号の取得手続きを代行してくれたり、既存のfax番号を引き継げるなどの利便性を重視したオプションを用意したりしている。業種や用途にあった機能が多彩に展開されており、自社のビジネスフローに適合したサービスであるかを見極めることが重要となる。手書き書類の送信・受信や、大量の一斉送信を必要とする場面など、特殊なニーズに応じて機能やサポート体制を比較することも求められている。faxの取り扱いを業者のサービスに切り替えるだけで、情報管理の作業負担やミス発生率が低減できるだけでなく、環境負荷さえも抑制する可能性がある。
ペーパーレス化の流れの中で、必要な紙出力のみ実施する柔軟な運用も実現できるからである。ただし、個人情報や機密情報のやり取りがある場合には、業者の信頼性や公式認定、事故発生時の対応策、プライバシーポリシーも十分に比較検討し、万全なリスク管理を行う必要がある。このようにfaxを導入する際、機器の自社運用と業者サービスの利用、それぞれに特徴や違いがあり、メリット・デメリットが明確となっている。日常業務で発生するfaxの頻度や文書の重要度、運用管理に割けるリソース、求められるセキュリティレベル、総合的なコストや利便性を多角的に評価しつつ、数あるfax業者のサービスを比較して最適な方策を選択することが、これからのfax活用には欠かせない視点となる。今後もfaxの役割が完全になくなることは想定しにくいため、自社あるいは組織として柔軟かつ効率的な運用方法を改めて検討し、変化する社会に適応したfax運用方針を定めていくことが重要である。
業務におけるfaxの役割は、インターネットや電子メールの普及が進む現代においても根強く存在し続けている。特に署名入り書類や原本性が求められる公的な書類の送受信、機密性の高い情報のやり取りなど、行政や医療、法律事務などの分野では、faxが不可欠な手段として残っている。faxを導入・運用する方法は、自社でfax機器を設置して管理する方法と、外部のfax業者のサービスを利用する方法の2通りに大別できる。自社設置型は即時性や直接加筆・修正の利便性があるものの、用紙やトナーのコスト、メンテナンスや設置スペース、物理的な運用の手間などの課題が付きまとう。近年ではこれらの課題を解消するため、クラウド型やインターネットfaxといった業者のサービス利用が増えている。
これにより、場所を問わず電子データでfax送受信が可能となり、紛失リスクやオペレーション負担も低減される。通信の暗号化、データ保管、サポート体制などセキュリティや運用面の確認も欠かせないポイントであり、料金プランや機能、既存番号の引継ぎ可否など自社の業務実態に合ったサービスを選ぶことが重要となる。fax業者のサービスはペーパーレス化にも貢献し、管理や環境負荷も抑制できる利点がある一方、個人情報や機密性の高い情報を扱う場合は業者選定にも十分な慎重さが求められる。faxの利用方針を決定する際は、業務頻度や重要度、運用リソースやセキュリティ要件など多角的な観点から最適な方法を選択し、社会環境の変化に柔軟に適応したfax運用が今後ますます重要になる。